A carico del Dipartimento di competenza le spese di trasferimento. Spostamenti con la propria auto: ci devono essere almeno 2 rappresentanti.
di Alessandro Carli
Partecipanti alla consulta dei cittadini sammarinesi residenti all’estero: il Regolamento numero 9 del 2020 definisce le modalità organizzative ed economiche dei viaggi e dei soggiorni in Repubblica.
Sono a carico del Dipartimento Affari Esteri le spese di trasferimento dei partecipanti alla Consulta dei cittadini sammarinesi residenti all’estero, secondo le seguenti modalità di rimborso:
a) per i partecipanti provenienti da Paesi extraeuropei: per il trasferimento dal luogo di ritrovo o residenza all’aeroporto di partenza, e viceversa, è previsto il rimborso a piè di lista delle spese sostenute e debitamente documentate in base alla tariffa del mezzo di trasporto pubblico stradale o ferroviario o aereo in classe economica più favorevole;
b) per i rappresentanti provenienti da Paesi europei: per il trasferimento dal luogo di ritrovo o residenza a San Marino, e viceversa, è previsto il rimborso a piè di lista delle spese sostenute e debitamente documentate in base alla tariffa del mezzo di trasporto pubblico stradale o ferroviario o aereo in classe economica più favorevole, o del proprio mezzo di trasporto dietro presentazione di autodichiarazione dei chilometri percorsi in base al tragitto più breve, delle spese autostradali documentate e dell’indennità chilometrica, come stabilito dall’articolo 2 del Regolamento. Nel caso di utilizzo del proprio mezzo di trasporto, la delegazione di ogni comunità dovrà, preferibilmente, assicurare che ogni auto venga occupata almeno da due rappresentanti. In tal caso si applicano le maggiorazioni previste dall’art. 8 del Decreto nr. 42 del 1997 e successive modifiche.
In relazione ai viaggi aerei, ogni trasferimento dall’aeroporto di arrivo (in Italia) a San Marino, e viceversa, e inoltre per gli arrivi e partenze dalla stazione ferroviaria di Rimini, è curato e le relative spese sostenute dal Dipartimento Affari Esteri, che provvede all’organizzazione e alla prenotazione.
Al fine di razionalizzare l’organizzazione dei viaggi aerei e di realizzare economie di spesa, di seguito vengono riportate due procedure per la prenotazione e l’acquisto dei biglietti:
a) la Comunità può procedere direttamente alla prenotazione e all’acquisto del biglietto aereo tramite la compagnia aerea o agenzia viaggi del Paese di residenza, anticipandone il pagamento diretto. La Comunità presenta il preventivo di spesa al Dipartimento Affari Esteri, che lo analizza e comunica, tempestivamente, la decisione sull’autorizzazione alla Comunità per procedere all’acquisto; oppure
b) la Comunità comunica al Dipartimento Affari Esteri i dati anagrafici dei partecipanti e le informazioni di viaggio, fra cui: data di partenza, data di rientro ed eventuali scali. Il Dipartimento Affari Esteri provvede direttamente alla prenotazione e acquisto del biglietto aereo e all’invio del biglietto elettronico alla Comunità di appartenenza.
Il Dipartimento Affari Esteri rimborsa, mediante assegno e/o bonifico bancario per le Comunità italiane, e tramite bonifico bancario per le Comunità europee (non italiane) ed extraeuropee, esclusivamente le spese sostenute e debitamente documentate, fatta salva l’autodichiarazione sui chilometri percorsi in merito a viaggio con proprio mezzo di trasporto. Il Dipartimento Affari Esteri non rimborsa eventuali ulteriori spese aggiuntive o opzionali, come ad esempio: assicurazioni, scelta posto, fast track, vitto e pernottamento durante il viaggio. Tutte le spese non contemplate sopra saranno a carico delle rispettive Comunità di appartenenza. Ai fini della corresponsione dell’indennità chilometrica, “ai partecipanti alla Consulta che raggiungono San Marino con il proprio mezzo di trasporto o che raggiungono l’aeroporto o stazione ferroviaria di partenza si fa riferimento a quanto previsto dal Decreto n.42 del 1997 e successive modifiche”.
L’ospitalità dei partecipanti alla Consulta nelle strutture ricettive di San Marino è a carico del Dipartimento Affari Esteri, che ne cura la sistemazione, in via preferenziale all’interno di un’unica struttura e/o differenti strutture appartenenti alla medesima categoria, secondo criteri di economicità e funzionalità. Ai partecipanti alla Consulta può essere richiesto di esprimere una preferenza circa la struttura ricettiva, fra una serie di opzioni illustrate dal Dipartimento. L’ospitalità, vitto e pernottamento, viene fornita, al Presidente e ai rappresentanti delle Comunità, per tutta la durata della Consulta, ovvero per un periodo massimo di 6 notti per i partecipanti provenienti da paesi extraeuropei e di 4 notti per i partecipanti provenienti da Italia e da paesi europei. Di eventuali accompagnatori dei partecipanti alla Consulta, ovvero non delegati delle Comunità, dovrà essere informato il Dipartimento Affari Esteri, e i relativi costi di viaggio, vitto e pernottamento sono a carico del singolo accompagnatore.
