D.D. 9/2020: aggiunto un articolo sulla formazione del documento. Approfondito anche l’utilizzo del dispositivo della firma “qualificata”.
Disposizioni sull’utilizzo di servizi elettronici di recapito certificato e di posta elettronica certificata: attraverso il Decreto Delegato del 30 gennaio 2020 n. 9 è stato ratificato Decreto Delegato 2 luglio 2019 n.113. Al Capo II (Modifiche al Decreto dell’8 novembre 2005 numero 156) dopo art.3 (Norme sulla formazione del documento elettronico) è stato aggiunto l’Art. 3-bis (Formazione del documento elettronico). Il documento elettronico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento elettronico per via telematica o su supporto elettronico, acquisizione della copia per immagine su supporto elettronico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Le modalità di formazione di cui sopra (e le successive disposizioni di cui al presente articolo ed al Titolo IV-bis) si applicano anche al documento amministrativo elettronico. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, così come regolato dalle norme in materia, si applica anche al documento amministrativo elettronico. Il documento elettronico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi. Laddove non sia presente, al documento elettronico immodificabile è associato un riferimento temporale.
La data e l’ora di formazione del documento elettronico sono sempre opponibili ai terzi se, in via alternativa:
a) vi è apposta una validazione temporale attraverso una marca temporale;
b) vi è associato il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui al Regolamento 30/12/2013 n. 9 attraverso il processo di archiviazione elettronica;
c) vi è associato il riferimento temporale attraverso i processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo;
d) vi è associato il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di un servizio elettronico di recapito certificato (di cui all’articolo 8-bis del Decreto Delegato del 2016 n. 46, così come introdotto dal Decreto Delegato 26 luglio 2018 n. 92), con attestazione di avvenuta accettazione;
e) vi è associato il riferimento temporale attraverso l’utilizzo di marcatura postale elettronica (ai sensi dell’articolo 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione Postale Universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell’Unione Postale Universale).
L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria. Il documento elettronico assume la caratteristica di immodificabilità se prodotto in modo che forma e contenuti non siano alterabili durante le fasi di tenuta ed accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. Nel caso di documento elettronico le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:
a) la sottoscrizione con firma elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi a mezzo di un servizio elettronico di recapito certificato (di cui all’articolo 8-bis del Decreto Delegato n. 46/2016, così come introdotto dal Decreto Delegato n. 92/2018), con attestazione di avvenuta accettazione;
d) il trasferimento a soggetti terzi a mezzo di un servizio elettronico di recapito certificato qualificato avente i requisiti di cui all’articolo 44 del Regolamento eIDAS;
e) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza e di protezione del dato;
f) il versamento ad un sistema di conservazione.
