Le regole del processo amministrativo telematico tramite l’utilizzo del programma di gestione documentale in uso al Tribunale della Repubblica di San Marino denominato “Programma di Gestione Documentale Integrata del Tribunale” (PGDIT) al centro del Decreto Delegato numero 37 del 2024.
Il Congresso di Stato, spiega il Decreto, “adotta apposito regolamento che disciplini le regole tecnico- operative per l’utilizzo del PGDIT, nonché per la sperimentazione e la graduale applicazione dei pertinenti aggiornamenti e delle relative specifiche tecniche”.
FUNZIONI DEL PROGRAMMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il PGDIT gestisce con modalità informatiche, in ogni grado del giudizio, la formazione del fascicolo informatico, le operazioni di individuazione del procedimento giurisdizionale, la tenuta dei registri, il deposito, la visualizzazione e l’estrazione di copie di atti del fascicolo informatico, la pubblicazione dei provvedimenti giurisdizionali, le comunicazioni di cancelleria, la trasmissione dei fascicoli e ogni altra attività inerente o comunque connessa al processo amministrativo telematico.
GESTIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il Responsabile del PGDIT è deputato all’impostazione complessiva del sistema di gestione documentale ossia alla codifica delle strutture, alla definizione dei profili operativi ed alla gestione degli utenti utilizzatori del PGDIT. Il Cancelliere amministrativo è responsabile della tenuta del fascicolo informatico.
REGISTRI
I registri della Cancelleria amministrativa sono tenuti e gestiti con modalità informatiche, assicurando la numerazione progressiva, la certezza della data e dell’oggetto delle registrazioni. Sono gestiti con modalità automatizzata, in particolare, i seguenti registri:
a) registro dei ricorsi di Primo Grado;
b) registro dei ricorsi d’Appello;
c) registro di Terza Istanza;
d) registro delle Sanzioni Amministrative;
e) registro dei Rimedi Straordinari;
f) registro delle Sentenze;
g) registro delle Ordinanze cautelari.
FASCICOLO INFORMATICO
Il fascicolo processuale è tenuto sotto forma di fascicolo informatico e contiene tutti gli atti, gli allegati, i documenti e i provvedimenti giurisdizionali del processo amministrativo in forma di documento elettronico, ovvero le copie elettroniche dei medesimi documenti analogici. Nel fascicolo informatico devono essere annotati:
a) l’ufficio titolare del ricorso che sovrintende alla gestione del fascicolo medesimo e cura la correttezza e l’aggiornamento dei dati ivi inseriti;
b) il numero di iscrizione nel registro;
c) l’oggetto del ricorso;
d) i dati identificativi delle parti e dei difensori;
e) i provvedimenti impugnati;
f) l’indicazione della materia del ricorso;
g) l’elenco dei documenti;
h) il Giudice assegnatario ed eventuali Uditori Commissariali;
i) le date delle udienze;
l) attestazione del versamento dell’imposta;
m) eventuali fascicoli o ricorsi allegati.
Il fascicolo informatico è formato in modo da garantire la facile reperibilità ed il collegamento degli atti e dei documenti ivi contenuti, in relazione alla data di deposito, al contenuto ed alle finalità degli stessi. Gli atti e documenti depositati in formato cartaceo, dei quali non è effettuata copia elettronica per le ragioni di cui all’articolo 8 comma 7, sono raccolti e conservati in un fascicolo cartaceo che riporta gli elementi identificativi del procedimento nel cui ambito è stato operato il deposito. Tale fascicolo forma parte integrante del fascicolo informatico. In questo caso viene fatta menzione del deposito in copia cartacea o su diverso supporto informatico nell’indice del fascicolo. La conservazione, l’archiviazione e la reperibilità di tutti gli atti, gli allegati, i documenti e i provvedimenti facenti parte del fascicolo del processo amministrativo, redatti sotto forma di documenti elettronici, è assicurata secondo quanto previsto dalla normativa vigente per la Pubblica Amministrazione e dal Regolamento eIDAS.
TRASMISSIONE FASCICOLI MODALITÀ TELEMATICHE
La trasmissione del fascicolo informatico o di singoli atti dello stesso, nei casi consentiti dalla normativa vigente, da e verso organi giurisdizionali, avviene, in ogni stato e grado del giudizio, attraverso il PGDIT oppure in altra forma consentita dalla legge.
La trasmissione avviene con modalità finalizzate ad assicurare la data certa, l’integrità, l’autenticità e la riservatezza.
COMUNICAZIONI PER VIA TELEMATICA
Le comunicazioni di Cancelleria sono effettuate esclusivamente con modalità telematiche nei confronti di ciascun soggetto abilitato all’utilizzo del PGDIT.
Con modalità telematiche si procede altresì alle comunicazioni nei confronti di qualsiasi soggetto processuale che, pur non essendovi obbligato per disposizione di legge, abbia comunicato alla Cancelleria amministrativa di voler ricevere le comunicazioni tramite T-Notice. In tal caso è specificamente indicato l’indirizzo T-Notice al quale si intendono ricevere le comunicazioni, con efficacia limitata al ricorso per cui tale comunicazione è resa. Gli avvisi di avvenuta consegna e di mancata consegna sono conservati nel fascicolo informatico.
