Dal 1 gennaio l’obbligo per le imprese con 3,5 milioni di ricavi e 800mila euro di rimanenze. Si potranno tenere anche su supporto cartaceo non vidimato oppure in un file PDF.
di Daniele Bartolucci
Scritture ausiliarie di magazzino, si cambia. Dal 1 gennaio 2016, infatti, vige l’obbligo della tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino per gli operatori economici esercenti attività d’impresa (soggetti di cui al Titolo II e Titolo III della L. n. 166/2013) per i quali, con riferimento agli esercizi 2013 e 2014, ricorrano le condizioni di cui al comma 2 dell’art.96 della Legge innanzi citata. Le scritture ausiliarie di magazzino, come previsto dalla normativa, sono finalizzate a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali, secondo criteri sistemici e di norme di corretta contabilità. Devono quindi dare evidenza contabile e riportare le movimentazioni, le variazioni e le giacenze a fine esercizio. ANIS, verificato con le aziende associate il provvedimento, aveva richiesto una proroga dei termini, stante il cambiamento abbastanza complesso a cui dovranno assoggettarsi le imprese. Benché non sia stata concessa la proroga richiesta la norma introduce un’importante novità circa le modalità e i tempi di conservazione della documentazione. Si tratta infatti di una positiva semplificazione che offre un’alternativa: la conservazione su supporto cartaceo non vidimato, oppure la conservazione su supporto informatico. In tal caso entro il 30 settembre dell’anno successivo a cui le stesse si riferiscono devono essere trasmesse su un semplice file in formato pdf tramite apposita funzione che sarà disponibile sul portale della PA.
PER QUALI IMPRESE VIGE IL NUOVO OBBLIGO
L’obbligo vige per i soggetti esercenti attività d’impresa dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui si è verificata la seguente duplice condizione: sia stata superata la soglia di € 3.500.000 di ricavi, così come definiti e considerati agli artt. 34 e 51 della Legge n.166/2013; sia stata superata la soglia di € 800.000 di rimanenze, così come definite agli artt. 36 e 53 della predetta Legge (in questo caso si deve prendere in considerazione le rimanenze finali comprensive dell’imposta sulle importazioni e i ricavi ordinari comprensivi del rigo “rimborso all’esportazione”). L’obbligo di tenuta delle scritture in trattazione decorre a partire dal 2° periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta, entrambi i limiti sopra richiamati sono stati superati. Di contro, l’obbligo cessa a partire dal 1 o periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la 2a volta successiva, l’ammontare dei ricavi o il valore. delle rimanenze risulta inferiore ai limiti previsti dal 2° comma dell’art. 96 della L. n.166/2013.
COSA DEVONO CONTENERE LE NUOVE “SCRITTURE”
I criteri di base di tenuta e il contenuto minimo delle stesse scritture ausiliarie di magazzino sono così stabiliti: devono essere tenute in forma sistemica, e secondo norme di ordinata contabilità; devono essere tenute mediante annotazioni giornaliere o periodiche, purchè con scadenza non superiore al mese e possono assumere la forma dì libri, schede o simili; la previsione normativa espressa che debbano essere tenute in modo sistemico, esclude che le stesse possano assumere la forma di puro e semplice giornale di magazzino in cui vengono annotati i movimenti di carico e scarico tenendo conto unicamente del tempo in cui tali movimenti si verificano e quindi indipendentemente dalla natura dei beni movimentati. In sostanza, la contabilità di magazzino deve avvalersi di due strumenti: il giornale di magazzino (è una scrittura cronologica che rileva quotidianamente i movimenti in entrata e in uscita dei beni di magazzino); il mastro di magazzino (è un insieme di scritture sistemiche: è costituito da tante schede quanti sono gli articoli trattati dall’impresa. Su ciascuna scheda si rilevano le esistenze iniziali, i carichi, gli scarichi e le rimanenze finali). Nelle scritture devono essere registrate le quantità entrate ed uscite: delle merci destinate alla vendita; dei semilavorati, se distintamente classificati in inventario, esclusi i prodotti in corso di lavorazione; dei prodotti finiti nonché delle materie prime e degli altri beni destinati ad essere in essi fisicamente incorporati; degli imballaggi utilizzati per il confezionamento dei singoli prodotti; delle materie prime tipicamente consumate nella fase produttiva dei servizi; delle materie prime e degli altri beni incorporati durante la lavorazione dei beni del committente. Nelle stesse scritture possono inoltre essere annotati, anche alla fine del periodo d’imposta, i cali (es. sfridi, perdite fisiche delle merci, ecc.) e le altre variazioni di quantità che determinano scostamenti tra le giacenze fisiche effettive e quelle desumibili dalle scritture di carico e scarico. Devono considerarsi esclusi dall’obbligo di registrazione, quando non si tratti di beni il cui scambio è diretta l’attività dell’impresa, i materiali di consumo non fisicamente incorporati nel prodotto, i materiali per la manutenzione, i materiali per la pulizia, il materiale pubblicitario, la cancelleria. Altresì devono escludersi le registrazioni afferenti i pezzi di ricambio, se non danno luogo a corrispettivi.
MODALITÀ E TEMPI DI CONSERVAZIONE
Come detto, la novità più interessante e ‘semplificante”, è che diventa possibile tenere le scritture ausiliarie di magazzino sia su supporto informatico, sia su supporto cartaceo non vidimato. Se l’operatore economico si avvale della facoltà di tenere le scritture in trattazione solo su supporto informatico, entro il 30 settembre dell’anno successivo a cui le stesse si riferiscono deve trasmetterle all’Ufficio Tributario su file formato PDF tramite apposita funzione che sarà disponibile a tempo debito sul portale della Pubblica Amministrazione www.pa.sm. Se invece opta per il supporto cartaceo le stesse devono essere stampate entro il 30 settembre dell’anno successivo e tenute a disposizione per gli eventuali controlli e verifiche. L’obbligo di conservazione delle scritture in trattazione è di 5 anni escluso il periodo d’imposta a cui le stesse si riferiscono.
Si ricorda infine che l’inosservanza delle disposizioni in materia di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino è sanzionata ai sensi dell’art. 139 comma 1 lettera h) Legge n. 166/2013. Ai fini della determinazione dei limiti per la tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino, non si tiene conto delle risultanze di eventuali accertamenti se l’incremento (accertato) non supera di oltre il 15% entrambi i valori dichiarati. La tolleranza del 15%, ai fini dell’individuazione delle fattispecie di omessa tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino, si riferisce disgiuntamente sia all’ammontare dei ricavi che a quello delle rimanenze. L’omessa tenuta, la mancata esibizione, il riscontro di irregolarità gravi, numerose e ripetute delle scritture ausiliarie di magazzino consentono di procedere all’accertamento induttivo.
