Imprenditori, aprite le orecchie: spieghiamo la filosofia del lean office, ovvero un valore che ricade sia sull’azienda che sul cliente. Intervista al dottor Paolo Finozzi, docente della giornata di formazione promossa da INforma e ANIS.
di Alessandro Carli
SAN MARINO – Ridurre i classici sprechi dei servizi quali code e liste di attesa, documenti, file e procedimenti in attesa di elaborazione, errori, disservizi e reclami.
Per schiacciare verso il basso i costi dell’ufficio e creare, in conseguenza, un’ottimizzazione dei processi, con una ricaduta a pioggia sia per i clienti che per la stessa impresa.
E’ quanto si cela dietro al Lean Office, oggetto di studio del corso di formazione organizzato da INforma – sistema di formazione dell’Associazione Nazionale dell’Industria Sammarinese – in programma venerdì 1 giugno presso la aula corsi di via Gino Giacomini 39.
In cattedra, il dottor Paolo Finozzi. Che a San Marino Fixing anticipa le linee del corso, spiegando l’importanza e la nascita di questa filosofia “del pensiero snello”, che si è sviluppata nell’estremo Oriente per poi dipanarsi in tutto il mondo e che oggi sta affermando anche nelle attività di ufficio.
Termine inglese ma nascita orientale.
“Il ‘lean thinking’ o ‘pensiero snello’ è nato in Giappone negli anni Quaranta, all’interno della Toyota, ed era rivolto alla produzione. Dagli anni Ottanta è stato esteso anche nel mondo occidentale, coinvolgendo anche altri settori. In una prima fase, il lean è stato appannaggio delle grandi aziende. Successivamente, questa filosofia è entrata anche nelle piccole e medie imprese. Questa metodologia si muove su alcuni concetti-chiavi, su alcuni slogan. Lean significa ‘snello’. Snellire significa eliminare gli sprechi, significa ottimizzare le attività. In questo modo aumenta sia il valore della stessa impresa che quello valore percepito dal cliente”.
Lotta agli sprechi per ottimizzare ogni area dell’impresa.
“Se anche avessimo i reparti produttivi più efficienti e veloci, ma il resto dell’azienda rimanesse organizzata per funzione e non fosse coinvolto nel processo di trasformazione snella, i risultati sarebbero mediocri. E’ questa certezza che ci porta a condurrela lotta agli sprechi in ogni area dell’azienda e a considerare sempre il cambiamento organizzativo per flussi di valore come uno dei passaggi fondamentali di ogni trasformazione snella”.
Dalla fabbrica agli uffici.
“Questa filosofia si muove lungo la filiera, e abbraccia sia la fabbrica che gli uffici. Uffici che, rispetto a una volta hanno un ruolo più importante: oggi, ad esempio rappresentano il luogo della progettazione. I vantaggi di questa metodologia sono piuttosto chiari, e si legano ai principi e al valore. In uno slogan, possiamo dire che il lean office comporta una riduzione dei costi e un aumento della qualità. Un valore che ricade sia sull’impresa che sul cliente. In tempi piuttosto contenuti: il miglioramento dei conti è continuo”.
Si tratta di un sistema sofisticato da applicare nelle aziende?
“No, assolutamente. Riguarda gli ambienti in cui si producono beni e processi. In questo periodo storico, un’azienda più snella è un’azienda più competitiva sui mercati. Efficienza significa efficacia. Oggi le aziende sono più attente ai processi, anche perché, dalla fine del 2008 (crisi economica internazionale), stanno vivendo una fase di sbandamento. Nel lean office non vengono eliminate le persone: vengono riconvertite in attività che portano volare sia per i clienti che per la stessa impresa. Faccioun esempio esplicativo: prendiamo un ufficio. Lì troviamo una persona che si occupa del controllo delle fatture. Grazie anche agli strumenti informatici, quella persona può essere impiegata in altre attività”.
Quali sono, in estrema sintesi, i benefici per le aziende e per i clienti?
“Uno dei vantaggi immediatamente percepibili applicando i metodi lean è una riduzione drastica dei tempi di attraversamento e di conseguenza un miglioramento del servizio verso l’interno e verso l’esterno. La lotta agli sprechi e la progressiva eliminazione delle attività non a valore portano un aumento complessivo della produttività e dell’efficienza anche nelle attività di ufficio. In un’azienda dove le prestazioni migliorano, dove le attività non a valore diminuiscono e dove si da modo alle persone di portare avanti attività di miglioramento, il clima aziendale ne ha grossi benefici. Se anche gli uffici e le persone degli uffici sono coinvolti nel processo di trasformazione snella, il livello di coinvolgimento, i risultati che si possono ottenere e le possibilità di successo aumentano in maniera significativa”.
