Posta Elettronica Certificata, come funziona il nuovo sistema di comunicazione che scatterà in Italia dal 29 novembre 2011.
di Saverio Mercadante
A tutt’oggi a San Marino non è stato avviato nessun percorso amministrativo in relazione alla obbligatorietà della PEC, Posta Elettronica Certificata, e per le imprese sammarinesi che operano in Italia non vi è nessuna direttiva in questo senso. Sono stati avviate alcune riflessioni in questo senso ma a breve non è previsto che il sistema sammarinese adotti gli stessi parametri italiani. E’ quanto affermano alla Camera di Commercio. Ma è evidente che le imprese sammarinesi che operano con l’Italia siano in qualche modo “obbligate” a provvedere comunque all’installazione di tale servizio per non rimanere indietro, per adeguarsi a un sistema che ha fatto questo salto tecnologico. La PEC è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione. La PEC consente infatti di inviare e ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Il 29/11/2011 scade in Italia l’obbligo di comunicazione al registro imprese della casella PEC aziendale.
La PEC: cos’è?
La Posta Elettronica Certificata (PEC), così come previsto dal decreto n.185 del 29/11/2008 (convertito dalla legge n. 2 del 28 gennaio 2009), oltre che costituire un obbligo per le nuove società e per le società già costituite (con termine di tre anni per la comunicazione al registro imprese), per i professionisti (con termine di un anno per la comunicazione all’albo di riferimento) e per la pubblica amministrazione, rappresenta un validissimo strumento di lavoro che sostituisce la raccomandata A/R con certezza legale di data e ora di invio, data e ora di ricezione, conferma di ricezione presso il provider del destinatario. La PEC non certifica l’identità del mittente, né trasforma il messaggio in “documento informatico”, se il mittente omette di usare la propria firma digitale. Dal 29 novembre dunque chi non lo ha ancora fatto dovrà mettersi in regola, comunicando l’indirizzo Pec, che permette spedire comunicazioni via mail con il valore legale di una raccomandata o di una notifica tramite ufficiale giudiziario, al Registro imprese. Altrimenti si rischia una sanzione che oscilla tra i 206 e i 2.065 euro (il costo della casella attivabile dai gestori abilitati DigitPa varia tra i 5 e i 50 euro l’anno circa). Il Sole 24 ore qualche giorno fa ha pubblicato i dati sullo stato dell’arte delle dichiarazioni delle caselle PEC al registro delle imprese per la provincia. Le prime tre posizioni sono occupate da province a noi vicine. Ferrara guida la classifica con il 34,7%, delle imprese che hanno già fatto la dichiarazione, poi Pesaro-Urbino con il 30,6%, segue al terzo posto Forlì-Cesena con il 23,9%. Ultime tre Genova, Torino e Biella. L’utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo oltre che nella PA anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture): invio di ordini, contratti, fatture; convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte, inoltro di circolari e direttive; gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, ecc.); integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali. Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna). I gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi da fornire come prova da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l’ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ecc.) conterranno sempre l’ora esatta.
