“San Marino spinga per la fattura elettronica”

La fatturazione elettronica, pur presentando notevoli specificità a livello nazionale, è oramai una realtà Europea. Anche in Italia sta vivendo negli ultimi anni una notevole espansione, tanto che è legge l’obbligo per le imprese di produrre fatturazione esclusivamente elettronica verso le pubbliche amministrazioni. Se infatti in primis il tema della fatturazione elettronica veniva vissuto dalle imprese come una “complicazione” nel garantire la conformità alla normativa vigente, sta sempre più emergendo il valore potenziale di questo nuovo approccio e la consapevolezza di una grande opportunità di ottimizzazione dei processi aziendali legata all’integrazione e alla de-materializzazione nell’intero ciclo di vita della fattura che va dall’ordine al pagamento. Sono infatti numerosi i casi analizzati in realtà di varie dimensioni aziendali e appartenenti ai settori più diversi che dimostrano l’ampia redditività dei progetti di fatturazione elettronica che pur richiedendo, come è ovvio, un investimento iniziale (i dati disponibili riferiscono comunque di un tempo di payback inferiori all’anno), consentono in breve tempo di usufruire di grossi benefici in termini di riduzione dei costi e miglioramento della produttività.

Tra i principali benefici apportati dalla fatturazione elettronica possono essere elencati: risparmio dei costi per carta, buste, francobolli e stampa; se inoltre il formato della fattura elettronica è strutturato possono essere ridotti, se non addirittura eliminati, i costi di inserimento dati in quanto questi sono automaticamente interpretabili ed elaborabili dal software gestionale con la conseguente possibilità di riqualificazione delle risorse impiegate per la ricezione, registrazione e archiviazione dei dati; inoltre possono essere automatizzati i processi legati alla gestione dei pagamenti e degli incassi elettronici. L’entità del risparmio su una singola fattura è variabile, perché dipende dal livello di integrazione del processo, ossia dal modello di fatturazione elettronica adottato. Le stime effettuate sulle aziende italiane variano da un risparmio di 2-3 euro per fattura, nel caso dei modelli in cui la fattura è non strutturata per cui il beneficio è soprattutto legato alla de-materializzazione (quindi alla conservazione sostitutiva), fino agli 80 euro a ciclo nei casi più spinti di integrazione e automazione dei processi gestionali. Il risparmio sopra stimato aumenta di gran lunga nello scambio di fatture tra Italia e San Marino, data la complessità burocratica attualmente vigente.

Oggi chi emette una fattura deve gestire almeno 4/5 copie:

• copia per l’Ufficio Tributario di San Marino che deve vidimare la fattura mediante l’apposizione di un timbro a secco;

• copia pro forma verso il cliente (nella prassi quotidiana spesso il destinatario ne richiede una copia in anticipo per le proprie attività gestionali);

• copia da conservare a cura di chi emette ;

• copia per l’Ufficio Tributario di Pesaro per la riscossione IVA ;

• copia originale da inviare al cliente (vidimata dal tributario).

Poichè ognuna di queste copie si traduce in una stampa che va spedita alle varie parti con relativi costi per la carta e la spedizione, è facile intuire che se la fattura fosse emessa in elettronico, quindi firmata digitalmente e spedita via mail, si avrebbero risparmi notevoli. Anche l’attuale processo manuale per la timbratura a secco da parte dell’Ufficio Tributario potrebbe essere espletato con l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale tramite cui attestare, rispettivamente, integrità dei dati contenuti e la certezza della data. L’utilizzo delle procedure elettroniche consentirebbe l’abbattimento dei tempi per lo scambio delle fatture ed in generale si avrebbe un aumento notevole in termini di produttività dell’intero sistema sammarinese. Considerando che le fatture in arrivo all’Ufficio Tributario sammarinese sono circa 650.000 e quelle in uscita 850.000 all’anno, ipotizzando un risparmio rispetto alla gestione tradizionale di circa 5 euro per le prime e di quasi 9 euro per le seconde, i calcoli sono presto fatti: 650.000 x 5 = 3.250.000 euro; 850.000 x 9 = 7.650.000 euro. Assodati gli evidenti vantaggi dell’adozione della fatturazione elettronica, restano da considerare gli strumenti software ed hardware necessari per tale scopo. Sono presenti sul mercato varie soluzioni, offerte dalle case di software, che consentono di gestire la fatturazione elettronica con i gestionali già presenti nelle aziende; nel nostro caso specifico, ad esempio, Data Print Grafik ha sviluppato ArchiviOK®, un prodotto che è integrabile in maniera semplice con tutti i gestionali più diffusi e che, nel rispetto degli adempimenti di legge, partendo dallo spool di stampa prende in carico tutte le fasi legate alla gestione elettronica delle fatture, dalla formazione del documento alla firma digitale e all’invio tramite mail, fino alla marcatura temporale e alla conservazione sostitutiva. Per quest’ultima sono previste 2 modalità: in house e in outsourcing; la scelta è demandata alle aziende in base alle proprie esigenze, permettendo di scegliere se conservare i documenti presso la propria struttura oppure presso un soggetto terzo. I notevoli risparmi fin qui espressi e la consapevolezza che non esistono concrete barriere tecnologiche devono spingere necessariamente anche San Marino all’adozione di un modello di fatturazione elettronica condivisibile con l’intera comunità europea; è evidente peraltro che tanto più la fatturazione elettronica è integrata nel cosiddetto ciclo ordine–pagamento mediante un formato di interscambio condiviso, maggiori sono i benefici in termini di miglioramento delle prestazioni nel processo commerciale, snellimento burocratico e riduzione dei costi.